Staj Raporunda Maliyet Analizi Nasıl Yapılır?

  Üniversitelerin ve liselerin tatile girmesiyle şirketlerin belirlediği staj programları başladı. Stajyerlerin stajı bitirdikten sonra zorunlu olarak staj raporu yada staj defteri teslim etmeleri gerekiyor. Bu rapor da istenenlerin birisi de maliyet analizidir. 

 Bu yazımda size maliyet analizinin nasıl hazırlanacağını adım adım anlatacağım.

 Staj raporunuzda maliyet analizi yapmak, projenizin veya yaptığınız çalışmanın finansal boyutunu anlamanızı ve sunmanızı sağlar. Bu analiz, sadece harcamaları listelemekle kalmaz, aynı zamanda bu harcamaların nedenlerini, faydalarını ve potansiyel iyileştirme alanlarını da ortaya koyar. İşte staj raporunuzda maliyet analizini adım adım nasıl yapacağınıza dair bir rehber:

1. Amaç ve Kapsamı Belirleme

 Maliyet analizine başlamadan önce neyin maliyetini analiz edeceğinizi net bir şekilde belirlemelisiniz.

• Analizin Amacı: Neden bu maliyet analizini yapıyorsunuz? Projenin karlılığını mı ölçmek istiyorsunuz, belirli bir sürecin verimliliğini mi değerlendirmek istiyorsunuz, yoksa yeni bir yatırımın fizibilitesini mi incelemek istiyorsunuz?
• Analizin Kapsamı: Hangi maliyet kalemlerini dahil edeceksiniz? Sadece doğrudan maliyetler mi (malzeme, işçilik) yoksa dolaylı maliyetler (genel giderler, amortisman) de dahil mi olacak? Hangi zaman dilimini kapsayacak?
• 
  
  
  

2. Maliyet Kalemlerini Tanımlama ve Sınıflandırma

 Tüm olası maliyet kalemlerini belirleyin ve bunları anlamlı kategorilere ayırın.

• Doğrudan Maliyetler: Belirli bir ürüne, hizmete veya projeye doğrudan atfedilebilen maliyetlerdir.
• Malzeme Maliyetleri: Proje için kullanılan tüm hammaddeler, sarf malzemeleri, yedek parçalar vb. (Örn: Bir üretim projesinde kullanılan çelik, plastik; bir yazılım projesinde kullanılan lisanslı yazılımlar).
• İşçilik Maliyetleri: Projede çalışanların (mühendisler, teknisyenler, stajyerler vb.) saatlik ücretleri veya maaşları. (Örn: Projeye harcanan insan-saat maliyeti).
• Ekipman Kiralama/Amortisman Maliyetleri: Proje için kiralanan veya kullanılan ekipmanların maliyetleri. (Eğer ekipman satın alındıysa, amortisman payı hesaplanabilir).
• Dolaylı Maliyetler (Genel Giderler): Doğrudan bir ürüne veya hizmete atfedilemeyen, ancak işletmenin genel faaliyetleri için gerekli olan maliyetlerdir.
• Enerji Maliyetleri: Elektrik, su, doğalgaz vb.
• Bakım ve Onarım Maliyetleri: Kullanılan ekipmanların bakım ve onarım giderleri.
• İdari Giderler: Ofis malzemeleri, haberleşme giderleri, sigorta, kira vb. (Eğer projeniz bu genel giderlerden pay alıyorsa).
• Pazarlama ve Satış Giderleri: (Eğer projeniz bir ürün veya hizmetin pazarlamasını içeriyorsa).
• Ar-Ge Maliyetleri: Araştırma ve geliştirme faaliyetleri için yapılan harcamalar.

3. Veri Toplama

 Belirlediğiniz maliyet kalemleri için güvenilir veriler toplamanız gerekiyor. Bu verileri farklı kaynaklardan edinebilirsiniz:

• Muhasebe Kayıtları: Şirketin finans departmanından alınan gider tabloları, faturalar.
• Satın Alma Departmanı: Tedarikçi faturaları, fiyat teklifleri.
• İnsan Kaynakları Departmanı: Maaş bordroları, işçilik maliyetleri bilgileri.
• Üretim Kayıtları: Malzeme kullanım kayıtları, üretim süreleri.
• Gözlem ve Tahmin: Eğer bazı verilere doğrudan ulaşamıyorsanız, gözlemlerinize dayanarak veya ilgili departmanlardan bilgi alarak tahminlerde bulunabilirsiniz. Ancak tahminlerinizi belirtmeyi unutmayın.

4. Maliyet Hesaplama ve Analiz Yöntemleri

 Topladığınız verileri kullanarak maliyetleri hesaplayın ve analiz edin.

• Toplam Maliyet Hesaplama: Tüm doğrudan ve dolaylı maliyetleri toplayarak projenin veya sürecin toplam maliyetini belirleyin.
• Örn: Toplam Maliyet= Malzeme Gideri + İşçilik Gideri+ Üretim Giderleri
• Birim Maliyet Hesaplama: Eğer bir ürün üretiyorsanız veya belirli bir hizmet sunuyorsanız, birim başına düşen maliyeti hesaplayın.
• Örn: Birim Maliyet=Toplam Maliyet/Üretilen Birim Sayısı
• Maliyet Merkezi Bazında Analiz: Farklı bölümlerin veya faaliyet alanlarının maliyetlerini ayrı ayrı analiz ederek hangi alanların daha maliyetli olduğunu görebilirsiniz.
• Maliyet-Hacim-Kar Analizi (CVP Analizi): Eğer ürün satışı yapıyorsanız, farklı üretim hacimlerinde maliyetlerin ve karların nasıl değiştiğini inceleyebilirsiniz.
• Maliyet Karşılaştırması: Benzer projelerle veya endüstri standartlarıyla maliyetlerinizi karşılaştırarak ne kadar rekabetçi olduğunuzu değerlendirebilirsiniz.
• Varyans Analizi: Bütçelenen maliyetlerle gerçekleşen maliyetler arasındaki farkları inceleyerek sapmaların nedenlerini araştırabilirsiniz.

5. Bulguları Yorumlama ve Sonuç Çıkarma

 Sadece sayıları sunmak yeterli değildir; bu sayıların ne anlama geldiğini yorumlamanız önemlidir.

• Maliyet Etkinliği Değerlendirmesi: Proje veya sürecin maliyet etkinliğini değerlendirin. Belirlenen maliyetler beklenen faydaları karşılıyor mu?
• Maliyetlerin Kaynakları: Hangi maliyet kalemleri en büyük paya sahip? Bu kalemlerin neden bu kadar yüksek olduğunu açıklayın.
• Potansiyel İyileştirme Alanları: Maliyetleri düşürmek veya verimliliği artırmak için hangi alanlarda iyileştirmeler yapılabileceğini önerin. (Örn: Malzeme israfını azaltma, enerji verimliliğini artırma, süreçleri optimize etme).
• Riskler ve Fırsatlar: Maliyet analizi sonucunda ortaya çıkan finansal riskleri (örn: hammadde fiyatlarındaki dalgalanmalar) ve fırsatları (örn: yeni teknolojilerin maliyet düşürücü etkisi) belirtin.

6. Raporlama ve Sunum

 Maliyet analizini staj raporunuzun ilgili bölümünde (genellikle "Bulgular", "Analiz" veya "Sonuçlar" başlığı altında) sunun.

• Net ve Anlaşılır Dil: Teknik terimleri açıklayın ve herkesin anlayabileceği bir dil kullanın.
• Tablo ve Grafikler: Maliyet verilerini ve analiz sonuçlarını tablolar, pasta grafikleri, çubuk grafikler gibi görsel araçlarla destekleyin. Bu, okuyucunun verileri daha kolay anlamasını sağlar.
• Özet ve Detay Dengesi: Genel bir özet sunun ve ardından her bir maliyet kaleminin detaylarına inin.
• Öneriler: Analizinizden elde ettiğiniz sonuçlara dayanarak şirkete veya projeye yönelik somut ve uygulanabilir önerilerde bulunun. Bu öneriler, maliyetlerin düşürülmesi, verimliliğin artırılması veya karlılığın yükseltilmesi gibi hedeflere yönelik olabilir.

---

Örnek Bir Maliyet Analizi Yapısı (Staj Raporu Bölümü):

3. Maliyet Analizi 

* 3.1. Analizin Amacı ve Kapsamı

* 3.2. Maliyet Kalemleri ve Sınıflandırma

* 3.2.1. Direkt Maliyetler

* 3.2.1.1. Malzeme Giderleri (Tablo ile detaylandırılabilir)

* 3.2.1.2. İşçilik Giderleri (Çalışma saatleri ve saatlik ücretler belirtilebilir)

* 3.2.2. Dolaylı Maliyetler (Genel Giderler) * 3.2.2.1. Enerji Tüketimi

* 3.2.2.2. Bakım Onarım Giderleri vb.

* 3.3. Veri Toplama Metodolojisi

* 3.4. Maliyet Hesaplamaları ve Analizi

* 3.4.1. Toplam Proje Maliyeti (Özet tablo veya grafik)

* 3.4.2. Birim Maliyet Analizi (Varsa)

* 3.4.3. Maliyetlerin Dağılımı (Pasta grafik ile gösterilebilir)

* 3.5. Bulguların Yorumlanması ve Değerlendirme

 * 3.5.1. Maliyet Etkinliği

* 3.5.2. Yüksek Maliyetli Alanlar ve Nedenleri

* 3.5.3. Riskler ve Fırsatlar

* 3.6. Öneriler

---

 Staj raporunuzdaki maliyet analizi, sadece sayıları göstermekten öte, staj süresince edindiğiniz analitik ve problem çözme becerilerinizi sergilemenizi sağlayacaktır. Stajınızda ve  gelecektiki iş hayatınızda Başarılar dilerim!

  Umarım stajınızda boşa zaman harcamayıp gelecekte mesleğinize katkı sağlayacak bir staj deneyimi olmuştur.